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Notes de frais

Dépense : Une dépense correspond à un paiement que vous avez effectué dans le cadre de votre activité

Note de frais : Il s’agit d’un ensemble de dépenses

Type de dépense : Chez Mytek, il s’agit de savoir si c’est une dépense non refacturable ou refacturable au client (Tout dépend de ce qui est convenu dans votre négociation pour vos déplacements)

Nature de la dépense : Permet d’identifier dans quel contexte la dépense a été effectuée : Déjeuner, Transport, Péages, Abonnement internet, Matériel …

C’est le freelance / salarié porté via sa facturation.

Si vous déclarez des frais, ces derniers ne sont pas soumis à cotisations. Les règles concernant les frais sont dictées par l’urssaf. 

Mytek vous laisse la possibilité de déclarer des frais en lien avec votre activité. Cela vous permet de ne pas payer de cotisations sur ces montants. Ainsi, les frais viennent en déduction directe de VOTRE facturation. 

Dans le cas où les frais sont induits par un déplacement demandé par votre client, vous pouvez indiquer, lors de votre déclaration, qu’ils seront à facturer directement à votre client.

Retrouver ci-dessous un schéma concernant la répartition de votre facturation :


L’équipe Mytek a fait le choix de l’application Cleemy pour la gestion de vos dépenses et notes de frais.

Elle est totalement intégrée à notre extranet, vous avez donc qu’un seul compte pour utiliser le service.

Grâce à l’application mobile, vous avez la possibilité de prendre en photo vos justificatifs et l’application se charge de compléter automatiquement votre dépense.

A chaque fin de mois (avant le 25), il ne vous restera plus qu’à créer une note de frais en validant les dépenses à transmettre.

Lorsque vous créez une dépense, vous avez la possibilité de choisir entre deux types :

  • Dépense Refacturable
  • Dépense non refacturable

Un ensemble de dépenses refacturables déclenchera l’envoi d’une facture du même montant à votre client. Ce type de dépense doit avoir été convenu et validé en amont par votre client.
Dans tous les cas, il est nécessaire d’avoir un justificatif pour chaque dépense.

Pour les achats, c’est la facture qui est le document comptable qui permet de justifier la dépense, un document de commande / copie de mail ne suffit pas en cas de contrôle.

Les règles URSSAF, notamment les plafonds pour les déjeuners ou les invitations de clients, sont IDENTIQUES que ce soit une dépense refacturable ou une dépense non refacturable.

En fonction de votre situation dans votre (ou vos) missions(s), l’URSSAF propose la possibilité de déclarer des frais. Vous trouverez ci-dessous le récapitulatif ce qui est possible de déclarer en portage et chez Mytek :

1 – Frais généraux

Nature de frais Remarques
Déjeuner

L’urssaf plafonne le montant du déjeuner à 20,20 € en 2023

Maximum 7 par mois (voir ci-dessous)

Déjeuner – Invitations

Vous avez la possibilité d’invité un client – L’outil vous demandera : ses Nom / Prénom / Entreprise

Maximum 5 invitations par mois

Dîner

L’urssaf plafonne le montant du repas à 20,20 € en 2023

Maximum 7 par mois (voir ci-dessous)

Dîner – Invitations

Vous avez la possibilité d’invité un client – L’outil vous demandera : ses Nom / Prénom / Entreprise

Maximum 5 invitations par mois

Frais kilométriques

Si vous vous déplacez de manière ponctuelle chez votre client. L’outil vous demandera l’adresse de départ / d’arrivée / Le nom du client et le motif. 

Il est nécessaire de nous envoyer par mail votre carte grise et carte d’assurance pour pouvoir déclarer des frais Kilométriques. Une fois reçus, nous paramétrons le logiciel de note de frais avec le nombre de chevaux fiscaux de votre véhicule.

Un peu de lecture sur la gestion des frais kilométriques par Cleemy : https://www.lucca.fr/magazine/finances/notes-de-frais/comprendre-les-indemnites-kilometriques

Voici le barème publié par l’URSSAF concernant le remboursement des notes de frais  :
https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques/voiture.html
Nous ne pouvons pas déroger à ce calcul, Cleemy se base sur ce barème.

Le calcul change au-delà 5000 kms / an puis au au-delà  20000 Kms. Le compteur est remis à 0 au 1er janvier de chaque année.

Les frais kilométriques tels que calculés par l’urssaf comprennent déjà la réparation et l’entretien du véhicule déclaré :




Maximum 7 par mois (voir ci-dessous)

Transports en commun  
Train  
Avion  
Hôtel  
Parking  
Péages  
Location de véhicule Location à la journée, les leasings et LLD ne peuvent pas être pris en charge
Documentation En lien avec votre activité / Livres sur un sujet de votre expertise …

En tant que salarié porté (freelance), vous êtes considéré comme autonome et travaillant théoriquement depuis chez vous. Cela vous amène très certainement à vous déplacer de temps à autre chez vos clients, vous pouvez donc déclarer des frais de déplacement et donc des déjeuners. (Jusqu’à 1/3 de déplacement par mois sur la base des jours travaillés SINON vous ne pourrez plus rien déclarer après 3 mois de mission).

Sur cette base, l’outil Cleemy met un plafond de 7 déclarations par mois pour les frais Kilométriques et pour les déjeuners.

L’URSSAF accepte que le salarié porté puisse inviter des collègues ou des partenaires commerciaux. Dans ce cas, ils demandent à ce que ce soit justifié (comme indiqué ci-dessous).
Justification invités

Source : https://www.legalstart.fr/fiches-pratiques/hotellerie-restauration/note-de-frais-restaurant

L’URSSAF insiste systématiquement sur le caractère mesuré des dépenses.

 

2 – En situation de télétravail

Que vous soyez partiellement ou totalement en télétravail, l’URSSAF permet de déclarer certains frais.

Vous avez 2 possibilités :
SOIT au FORFAIT : 

Nature de frais Remarques
[TELETRAVAIL] Forfait 2,60 € par jour de télétravail, dans la limite de 57,20 € par mois

SOIT au REEL: 

Nature de frais Remarques
[TELETRAVAIL] Abonnement téléphone (Prise en charge 50 %)

L’urssaf prend une base de 50% du montant pour le remboursement en lien avec l’usage professionnel et personnel. Cela s’applique peu importe le schéma du salarié.

Maximum 1 dépense par mois
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre 50% de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL] Abonnement  Internet (Prise en charge 50 %)

L’urssaf prend une base de 50% du montant pour le remboursement en lien avec l’usage professionnel et personnel. Cela s’applique peu importe le schéma du salarié.

Maximum 1 dépense par mois
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre 50% de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL] Matériel  (- 500 € / Prise en charge 50 %)

L’urssaf indique sur son site le plafond de 50 % pour la prise en charge du matériel (dans le cas où il est au nom du salarié porté).

Source : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels/evaluation-des-frais-engages-par.html
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre 50% de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL] PC (tous les 3 ans / Prise en charge 50 %)

L’urssaf indique sur son site le plafond de 50 % pour la prise en charge du matériel (dans le cas où il est au nom du salarié porté).

Source : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels/evaluation-des-frais-engages-par.html

Maximum 1 téléphone tous les 3 ans – Total de la facture plafonné à 1500 €
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre 50% de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL] Téléphone (tous les 3 ans  / Prise en charge 50 %)

L’urssaf indique sur son site le plafond de 50 % pour la prise en charge du matériel (dans le cas où il est au nom du salarié porté).

Source : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels/evaluation-des-frais-engages-par.html

Maximum 1 téléphone tous les 3 ans – Total de la facture plafonné à 1500 €
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre 50% de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL] Consommables Ramettes de papier, cartouches d’encre…
[TELETRAVAIL] Loyer (Quote-part)

Quote-part en fonction de la surface utilisée – Limite de 12 m2 – Exemple : 10 % de la facture si logement de 100 m2 et utilisation de 10 m2 pour le bureau

Le calcul est à indiquer au moment de la déclaration de la dépense.

Maximum 1 dépense par mois
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre le prorata de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL] Assurance habitation (Quote-part)

Quote-part en fonction de la surface utilisée – Limite de 12 m2 – Exemple : 10 % de la facture si logement de 100 m2 et utilisation de 10 m2 pour le bureau

Le calcul est à indiquer au moment de la déclaration de la dépense.

Maximum 1 dépense par mois
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre le prorata de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL]  Taxe foncière (Quote-part)

Quote-part en fonction de la surface utilisée – Limite de 12 m2 – Exemple : 10 % de la facture si logement de 100 m2 et utilisation de 10 m2 pour le bureau

Le calcul est à indiquer au moment de la déclaration de la dépense.

Maximum 1 dépense par mois
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre le prorata de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL]  Taxe ordures ménagères (Quote-part)

Quote-part en fonction de la surface utilisée – Limite de 12 m2 – Exemple : 10 % de la facture si logement de 100 m2 et utilisation de 10 m2 pour le bureau

Le calcul est à indiquer au moment de la déclaration de la dépense.

Maximum 1 dépense par mois
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre le prorata de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL] Chauffage / Electricité (Quote-part)

Quote-part en fonction de la surface utilisée – Limite de 12 m2 – Exemple : 10 % de la facture si logement de 100 m2 et utilisation de 10 m2 pour le bureau

Le calcul est à indiquer au moment de la déclaration de la dépense.

Maximum 1 dépense par mois
Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre le prorata de la facture dans le montant TTC

[TELETRAVAIL] Acquisition de mobilier, fauteuils, lampes (Prise en charge 50 %)

L’urssaf prend une base de 50% du montant pour le remboursement en lien avec l’usage professionnel et personnel. Cela s’applique peu importe le schéma du salarié.

Dans l’outil Cleemy, pensez bien à mettre 50% de la facture dans le montant TTC

3 – En situation de grand déplacement

L’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.

Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.

L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :

  • la distance lieu de résidence / lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller ou retour) ;
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller ou retour).
Nature de frais Remarques
[GRAND DEPLACEMENT] Nuitée  Exemples : 2 jours en déplacement = Possibilité de déclarer 1 nuitée / 5 jours en déplacement : 4 nuitées 
[GRAND DEPLACEMENT]  Repas  Exemples : 2 jours en déplacement = Possibilité de déclarer 3 repas / 5 jours en déplacement : 9 repas

Montants au 1er janvier 2023

  Repas Logement et petit déjeuner
Paris et départements
des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et
Val-de-Marne (94)
Autres départements
Pour les 3 premiers mois 20,20 € 72,50 € 53,80 €
Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois 17,20 € 61,60 € 45,70 €
Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois 14,10 € 50,80 € 37,70 €

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En France, l’employeur conserve le risque lié à la déclaration des frais et en a la responsabilité. En cas de contrôle par l’URSSAF des dépenses, l’interprétation des règles et  la validité des frais de chaque salarié porté revient bien à l’appréciation du contrôleur.
Il est possible que vous trouviez des interprétations légèrement différentes chez d’autres employeurs au vu de la complexité du sujet. Les règles validées chez Mytek sont bien celles présentées dans cette FAQ.

Pour que la dépense soit validée, il est important que le document (facture ou reçu) fasse mention de la TVA et la détaille dans le document. Tout autre justificatif ne pourra donner lieu à une validation de la dépense car il ne s’agit pas d’un justificatif au sens de l’URSSAF.

Un mail ou un récapitulatif de commande ne constitue pas un justificatif.

Nature de frais Justificatifs
Déjeuner Facture restaurant mentionnant la TVA
Déjeuner – Invitations
Dîner
Dîner – Invitations
Frais kilométriques La première fois : Carte grise + attestation d’assurance / Cleemy se base sur le barème publié par l’URSSAF en fonction des chevaux fiscaux et le nombre de kilomètres
Transports en commun Facture avec la TVA
Train Facture déposée 3 jours après sur l’espace client (Le mail de confirmation ou une copie d’écran de l’achat ne fonctionne pas)

Il est nécessaire d’avoir le justificatif de voyage ou ebillet :
https://www.sncf-voyageurs.com/fr/voyagez-avec-nous/offres-entreprises/justificatifs-de-voyage-professionnel/


Exemple :

Avion Facture mentionnant la TVA
Hôtel Facture mentionnant la TVA (pas de mail de confirmation ou devis)
Parking Ticket avec la TVA
Péages Ticket avec la TVA
Location de véhicule Facture mentionnant la TVA
Documentation Facture mentionnant la TVA
[TELETRAVAIL] Forfait Aucun
[TELETRAVAIL] Abonnement téléphone (Prise en charge 50 %) Facture mentionnant la TVA
[TELETRAVAIL] Abonnement  Internet (Prise en charge 50 %)
[TELETRAVAIL] Matériel  (- 500 € / Prise en charge 50 %)
[TELETRAVAIL] PC (tous les 3 ans / Prise en charge 50 %)
[TELETRAVAIL] Téléphone (tous les 3 ans  / Prise en charge 50 %)
[TELETRAVAIL] Consommables
[TELETRAVAIL] Loyer (Quote-part) Quittance de loyer mensuel
[TELETRAVAIL] Assurance habitation (Quote-part) Echéancier de l’assureur
[TELETRAVAIL]  Taxe foncière (Quote-part) Taxe foncière
[TELETRAVAIL]  Taxe ordures ménagères (Quote-part) Facture de la collectivité / Organisme
[TELETRAVAIL] Chauffage / Electricité (Quote-part) Echéancier de l’année du fournisseur (mentionnant la TVA)
[TELETRAVAIL] Acquisition de mobilier, fauteuils, lampes (Prise en charge 50 %) Facture mentionnant la TVA
[GRAND DEPLACEMENT] Nuitée Aucun
[GRAND DEPLACEMENT]  Repas Aucun

Comme la saisie des temps, les notes de frais sont à envoyer avant le 25 de chaque mois. Vous pouvez ainsi déclarer vos frais entre le 25 du mois précédent et le 24 du mois en cours.

Les jours travaillés peuvent changer avant la fin du mois, il n’est donc pas possible de déclarer par anticipation des frais.

Bien sûr ! La déduction du nombre de tickets restaurants sera faite sur le mois suivant en fonction du nombre de restaurants que vous avez déclaré en note de frais.

Nombre de tickets restaurant du Mois M + 1 = Nombre de jours travaillés du mois M – Nombre de déjeuners déclarés en frais du mois M
 
Tous les achats se font forcément en TTC.

Il en est de même pour les  entreprises, à la différence qu’ils peuvent le déduire sur la TVA collectée auprès de leurs clients.

Dans le cas du matériel acheté avec des factures au nom du salarié, il n’est malheureusement pas possible de récupérer le TVA, ni du côté du salarié, ni du côté de l’entreprise.